Gestor de facturas a medida para una empresa de trabajos verticales: caso real
Una empresa de trabajos verticales y reformas en Barcelona, con equipos colgados de una cuerda buena parte del día. La parte administrativa vivía repartida entre WhatsApp, hojas de Excel y el correo. Este es el sistema que construimos para ellos y por qué funciona en el día a día, no solo en una demo.
En resumen
LiberAI creó para una empresa de trabajos verticales de Barcelona un panel a medida que reúne clientes, facturas, presupuestos y gastos. Los técnicos registran gastos con una foto del ticket, los vecinos firman informes de conformidad en PDF y la documentación llega sola a la gestoría.
El problema: la oficina estaba en el móvil de todos
Cuando tu equipo trabaja en fachadas, patios de luces y cubiertas, la administración se hace a ratos: una foto del ticket por WhatsApp, un presupuesto en una plantilla de Word, una factura que alguien pasa a Excel cuando puede.
El resultado era el de siempre: no había control claro de qué facturas estaban cobradas, los gastos de los técnicos llegaban tarde o no llegaban, y a los clientes (comunidades de vecinos, administradores de fincas) no se les entregaba un informe del trabajo hecho.
La solución: un panel hecho para su forma de trabajar
En lugar de adaptar a la empresa a un programa genérico, construimos una herramienta que se adapta a cómo ya trabajaban. Está en uso real desde el primer día.
- Clientes, facturas, presupuestos y gastos en un solo panel, sin saltar entre WhatsApp, Excel y el correo.
- Captura de gastos por foto: el técnico fotografía el ticket y un modelo de IA extrae proveedor, fecha e importe, con reglas estrictas para no inventar ningún dígito que no se lea bien.
- Informes de conformidad: hojas de firma por escalera, piso y puerta para que los vecinos certifiquen el trabajo, generadas en PDF con el logo y los colores de la empresa.
- Envío automático a la gestoría de facturas y Excel de gastos, sin exportar nada a mano.
- Copias de seguridad automáticas de cada dato y documento.
- Todos los documentos salen con la identidad visual de la empresa, no con una plantilla genérica.
Por qué funciona con técnicos que no quieren tocar una pantalla
La regla de diseño fue simple: si una tarea en la obra lleva más de un minuto, no se va a hacer. Por eso la captura de gastos es una foto, y los informes se firman en el móvil del técnico, delante del vecino.
La parte más pesada (clasificar, calcular, enviar a la gestoría) la hace el sistema en segundo plano. La persona de la oficina revisa; ya no teclea.
Qué puedes llevarte de este caso para tu empresa
No hace falta empezar por todo. Muchas empresas de obras y servicios técnicos empiezan por una sola pieza (normalmente facturas o gastos) y añaden el resto cuando la primera ya se usa sin pensar.
- Identifica la tarea que más se repite y más se olvida.
- Haz que en la calle sea una sola acción desde el móvil.
- Automatiza lo que pasa después: cálculo, archivo y envío.
- Que todo lo que ve el cliente lleve tu marca.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué incluye un gestor de facturas para una empresa de trabajos verticales?
- Facturas y presupuestos con la marca de la empresa, control de cobros, captura de gastos por foto del ticket, informes de conformidad con firma de los vecinos y envío automático de la documentación a la gestoría.
- ¿Hace falta que los técnicos sepan de informática?
- No. Cada tarea en la calle es una sola acción desde el móvil: hacer una foto o firmar. El trabajo de clasificar y enviar lo hace el sistema.
- ¿Se puede empezar solo con una parte?
- Sí. Lo habitual es empezar por facturas o por gastos y añadir el resto cuando la primera pieza ya se usa sin pensar.