Gastos de los técnicos: de la foto del ticket a la gestoría sin teclear
Tickets arrugados en la guantera, fotos borrosas por WhatsApp y una persona en la oficina pasando importes a Excel a final de mes. Es una de las tareas más repetitivas de cualquier empresa con técnicos en la calle, y de las más fáciles de automatizar.
En resumen
Con la captura de gastos por foto, el técnico fotografía el ticket, un modelo de IA extrae proveedor, fecha, importe e IVA y el gasto queda asignado a su obra. Si algún dato no se lee con seguridad se marca para revisar en vez de inventarlo, y el Excel mensual se envía solo a la gestoría.
El coste escondido de los tickets perdidos
Cada ticket que no llega es un gasto que no se deduce o una discusión con el técnico. Y cada ticket que llega hay que leerlo, teclearlo y clasificarlo. Multiplicado por todos los técnicos y todos los días, son horas de oficina cada mes.
Cómo funciona la captura de gastos por foto
El flujo que usamos en nuestros proyectos es muy corto:
- El técnico hace una foto del ticket desde el móvil (o sube un PDF).
- Un modelo de IA extrae proveedor, fecha, importe e IVA.
- Si algún dato no se lee con seguridad, se marca para revisar en lugar de inventarlo.
- El gasto queda asignado al técnico y, si aplica, a la obra.
- A final de mes, el Excel de gastos se envía solo a la gestoría.
La regla más importante: no inventar datos
Una IA que rellena un importe que no ha podido leer es peor que no tener IA. Por eso configuramos reglas estrictas: ante la duda, el sistema pide confirmación a una persona. La oficina pasa de teclear a revisar solo lo dudoso.
Preguntas frecuentes
- ¿La IA puede leer tickets arrugados o borrosos?
- Lee bien la mayoría de tickets. Cuando un dato no se lee con seguridad, lo marca para que una persona lo revise en lugar de inventarlo.
- ¿Qué datos se extraen del ticket?
- Proveedor, fecha, importe e IVA. El gasto se asigna al técnico y, si aplica, a la obra.
- ¿Cómo llegan los gastos a la gestoría?
- A final de mes se genera un Excel con todos los gastos y se envía automáticamente a los contactos de la gestoría.